Vor der Besprechung ist nach der Besprechung!

Organisation von Besprechungen in Unternehmen sind sehr wichtig, damit auch alles glatt läuft.

Jeder hat es doch schon einmal erlebt: man sitzt in einer Besprechung und der rote Faden ist irgendwie gar nicht vorhanden. Zu viele Teilnehmer quatschen durcheinander und du fragst dich, warum du zu dieser Besprechung eingeladen wurdest. Nicht einmal eine kühle Erfrischung ist vorhanden – der Ärger steigt, die Laune sinkt.

Dieses Horror-Szenario zeigt ganz deutlich: egal ob groß oder klein, eine Besprechung muss gut vorbereitet sein, damit der Output und die Leistung gesichert sind.

1. Planung.

Die Planung der Besprechungen ist das A und O. Zu aller erst, sollte sich über den Inhalt und den Charakter Gedanken gemacht werden: was möchten wir besprechen? Was ist wichtig? Welche Themen können wir anschneiden? Etc.

Steht die Agenda oder zumindest die Thematik der Besprechung muss man sich überlegen, wer teilnehmen soll. Hier gilt die Devise: weniger ist mehr. Achtet wirklich darauf, dass ihr nur jene Personen einladet, die auch tatsächlich einen Nutzen daraus ziehen können und die gebraucht werden.

Nun kommt es wohl zum schwierigsten Thema: Termin und Ort. Befinden sich alle Teilnehmer im gleichen Unternehmen, so stellt zumindest der Ort kein Problem dar – ein Besprechungszimmer steht sicher zur Verfügung. Anders sieht die Situation aus, wenn die Besprechung internationale Kollegen betrifft. Hier muss zwischen einer Videokonferenz und einer normalen Konferenz entschieden werden, wobei bei zweitem auf die Anreise geachtet werden muss.
Auch der Termin der Besprechung wird sich schwierig gestalten, wenn sehr viele Teilnehmer dabei sind, daher die Anzahl eher schlank halten. Der Termin sollte so gewählt werden, dass ausreichend Zeit zur Verfügung steht, damit man keinen Stress bekommt.

2. Einladung.

Viele Wege führen nach Rom. Das gilt auch für die Einladung zu einer Besprechung. Diese kann per Mail oder online ausgesendet werden oder klassisch per Post. Welcher Weg hier gewählt wird, sollte sich das Unternehmen gut überlegen und für zukünftige Besprechungen gleich halten, damit Konsistenz gewährleistet wird.

Tipp: Tolles Papier oder ein ungewöhnliches Format fallen auf. Auch ein farbiger Aufkleber bringt das gewisse Extra. Da freut man sich doch gleich viel mehr auf die Besprechung, wenn die Einladung schön gestaltet ist.

3. Teilnehmer.

Wenn so nach und nach die Anmeldung eintreffen, beginnt die nächste wichtige Phase, die Erstellung der Teilnehmerlisten. Wie schon erwähnt, achtet gut darauf, dass nur jene an der Besprechung teilnehmen, die auch wirklich einen Mehrwert und Nutzen daraus ziehen können bzw. für die der Termin relevant ist.

Tipp: Lass einen Kollegen die korrekte Schreibweise der Namen und die Vollständigkeit prüfen. So kannst du sicher sein, dass du keine Fehler machst.

4. Vorbereitung.

Ihr fragt euch, was genau jetzt noch vorbereitet gehört? Ich habe noch weitere Tipps für euch, damit die Besprechung gut über die Bühne geht:

4.1. Wer bist du? - Namensschilder erstellen.

Damit auch jeder jeden kennt, ist es unter anderem notwendig, Namenskärtchen bereit zu stellen. Egal ob „normale“ Namensschilder, Etiketten, Tischaufsteller, gefaltetes Papier oder was euch auch immer einfällt. Der Kreativität sind hier keine Grenzen gesetzt.

Tipp: Duraprint hilft euch mit vielen praktischen Druckvorlagen passende Namenschilder & Co zu gestalten und auszudrucken.

4.2. Was vergessen? - Unterlagen bereitstellen.

USB-Sticks, Mappen, Papier, Bindegerät und Zubehör, Briefblöcke, Kugelschreiber oder Bleistifte – alle diese Dinge haben zumindest eins gemeinsam: man braucht sie für eine gute Besprechung. Man sollte dafür sorgen, dass diese kleinen Helferlein griffbereit sind und zur Verfügung stehen, wenn ein Teilnehmer beispielsweise seinen Stift vergessen hat.

Außerdem sollte nicht darauf vergessen werden, die wichtigsten Unterlagen mit in die Besprechung zu nehmen, wie beispielsweise Dokumente, die besprochen werden, Laptop für Präsentationen etc.

4.3. Alles klar? - Check der Tagungsausstattung.

Für eine gelungene Besprechung sollte die Ausstattung nicht zu kurz kommen. Checkt vorab, ob das nötige Equipment vorhanden ist, wie beispielsweise Flipchartblock, Stifte, Haftnotizen, Moderationskoffer, Moderationskarten, Folien, Flipchartständer etc. Diese helfen bei der Moderation und halten den Aufwand der Präsentation gering.

4.4. Wie? Wo? Was? - Informationen bereitstellen.

Wichtig ist, dass die richtigen Informationen an der richtigen Stelle gesetzt werden. Das bedeutet, dass beispielsweise die Raumbeschilderung gut sichtbar ist, sodass jeder den richtigen Raum findet. Auch die Agenda sollte allen präsentiert werden und während der Besprechung ständig sichtbar sein. Hier eignet sich beispielsweise ein Flipchart mit den Agenda-Punkten, welches die ganze Besprechung lang gut erkennbar zum Lesen vorhanden bleibt.

4.5. Darf’s noch was sein? – die Bewirtung.

In jeder Besprechung kommt der kleine Durst zwischendurch. Da ist es wichtig, Getränke bereit zu stellen und auch anzubieten. Auch Kleinigkeiten zum Essen, wie Gummibärchen oder Kekse sollten parat stehen, um die Laune und die Leistungsfähigkeit hoch zu halten.

5. Mein Tipp.

Besprechungszimmer müssen gemütlich, aber seriös eingerichtet werden. Schaut doch mal hier vorbei, wenn ihr Tipps rund um die perfekte Einrichtung eurer Besprechungszimmer braucht.